Коли наближається довгоочікуваний відпочинок, серце калатає швидше, а думки вже мріють про море чи гори. Але ось засада: скільки днів заздалегідь писати заяву на відпустку, щоб не зірвати плани? Законодавство не ставить жорсткої рамки – ні КЗпП, ні Закон про відпустки не диктують точний термін для працівника. Головне – встигнути з графіком, наказом і відпускними. Практика ж підказує: оптимально за два тижні, щоб роботодавець мав час на все. А якщо за графіком відпусток – заява взагалі не потрібна, достатньо письмового повідомлення від шефа за 14 днів.
Ця гнучкість здається раю, але на ділі ховає пастки. Уявіть: ви пишете заяву за день до відпустки, а відпускні мусять прийти за три дні – як це встигнути? Держпраці наголошує, що несвоєчасна виплата тягне штраф у розмірі мінімалки (8000 грн станом на 2026). Тому давайте розберемося глибоко, з прикладами з життя, щоб ваш відпочинок не перетворився на стрес.
У 2026 році, під воєнним станом, правила трохи спрощені: святкові дні рахуютъся в тривалість відпустки, поділ чи перенесення обмежені. Але суть лишається – узгодження з роботодавцем ключове. Тепер по кроках.
Законодавча основа: що пише КЗпП і Закон про відпустки
Серце будь-якої відпустки – стаття 79 КЗпП та стаття 10 Закону України “Про відпустки”. Графік відпусток затверджується до 5 січня (п.20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку), з урахуванням думки профспілки. Там фіксуються черговість щорічних основних і додаткових відпусток – мінімум 24 дні основної для всіх, плюс за вислугу чи шкідливість.
Конкретні дати узгоджуються: роботодавець зобов’язаний письмово повідомити вас про початок не пізніше ніж за два тижні. Форма повідомлення довільна – наказ, окреме письмове, електронка з підписом. Якщо графа в графіку заповнена точно (дата-по-дата), ваша заява не потрібна – ви просто йдете. Але якщо хочете зрушити дати, пишіть заяву завчасно.
Закон не карає працівника за пізню заяву, але роботодавець ризикує: не встигне з відпускними (ст.21 Закону про відпустки, ст.115 КЗпП – за три дні до старту). У 2025 році Держпраці оштрафувала понад 500 компаній за це, за даними судової статистики. Тож дружній діалог – найкращий рецепт.
Відпустка за графіком: чи потрібна заява взагалі?
Графік – це як календар команди, де ваш відпочинок уже прописаний. Якщо дата збігається, заява не обов’язкова. Роботодавець надсилає повідомлення за 14 днів: “Шановний Іване, нагадуємо, з 15 червня ви у щорічній відпустці на 24 дні”. Підписуєте – і вперед.
Але реальність жорсткіша. Уявіть ІТ-шника з Києва: графік каже липень, але проект затягується. Він пише заяву за місяць – шеф погоджує зміну. Без заяви – ризик відмови. У маленьких фірмах без профспілки все на довірі, але фіксуйте email чи чат.
Приклад з практики: менеджерка Олена в 2025 подала заяву за тиждень до серпневої відпустки за графіком. Шеф видав наказ за день, відпускні запізнилися – штраф 8000 грн. Урок: навіть за графіком, якщо сумніваєтеся, пишіть за 2-3 тижні.
Заява поза графіком: скільки днів оптимально?
Хочете відпустку не за планом? Обов’язково пишіть заяву. Термін – не фіксований, але логіка проста: дати для наказу (4 дні), відпускних (3 дні), повідомлення (якщо потрібно). Бажано за 14 днів.
Формуйте заяву за ДСТУ 4163:2020: шапка з даними, “Прошу надати щорічну основну відпустку з 01.07.2026 по 24.07.2026 (24 к.дн.)”, підпис, дата. Ручкою чи друк – байдуже. Для додаткової на дітей чи інвалідність – додайте свідоцтва.
У воєнний стан нюанс: роботодавець може обмежити основну до 24 днів, інші – без збереження. Але заява на соціальну (мати двох дітей – 10 днів) задовольняється обов’язково.
Приклад заяви на позапланову відпустку
- Шапка: Керівнику ТОВ “Сонце”, Петренку П.П. від головного спеціаліста Іваненко І.І.
- Текст: “Прошу надати щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні з 10.08.2026 по 02.09.2026”.
- Дата, підпис.
Після списку – віза керівника “Згоден” чи “Відмовляю (причина)”. Зберігайте копію!
Строки для різних видів відпусток: таблиця для ясності
Не всі відпустки однакові – соціальні, за свій рахунок, навчальні мають свої фішки. Ось порівняльна таблиця, щоб не заплутатися.
| Вид відпустки | Обов’язкова заява | Рекомендований строк подання | Особливості 2026 |
|---|---|---|---|
| Щорічна основна (24+ днів) | Ні, якщо за графіком | За 14 днів | Повідомлення від роботодавця за 14 днів; святкові рахуются (воєнний стан) |
| Додаткова (діти, вислуга) | Так | За 10-14 днів | Обов’язково задовольняється для пільгових |
| Без збереження (ст.25-26) | Так | За 3-7 днів | До 90 днів для ВПО; необмежено за згодою |
| Навчальна | Так + довідка-виклик | За місяць | Для будь-якого ЗВО |
| При народженні дитини | Так + свідоцтво | За 3 місяці після | До 14 днів, одному з батьків |
Джерела даних: Закон України “Про відпустки” на rada.gov.ua, КЗпП на zakon.rada.gov.ua. Таблиця спрощує: для оплачуваних – мінімум 14 днів, беззберігаючих – гнучкіше.
Наказ про відпустку та виплата відпускних: критичні строки
Заява надійшла – шеф видає наказ (форма Т-6 або довільна). Строк не фіксований, але практика: за 4 календарні дні для оплачуваних. Чому? Відпускні – за 3 дні, розрахунок займає день-два.
Приклад: Заява 1 лютого на відпустку з 15 лютого. Наказ – 10 лютого, відпускні – 12 лютого. Якщо пізно – штраф 1 МЗП (абз.10 ч.2 ст.265 КЗпП). У 2025 фіксували 6830 трудових спорів, багато через відпускні.
Розрахунок відпускних: середній заробіток за 12 місяців (ст.21 Закону). Затримка понад місяць – 3 МЗП штрафу. Порада: у заяві додайте “Прошу виплатити відпускні з наступною зарплатою” – закон дозволяє за угодою.
Типові помилки при поданні заяви на відпустку
Помилка 1: Писати за день-два. Наслідок: відпускні запізнюються, штраф для фірми, стрес для вас. Вирішення: плануйте за 14 днів.
Помилка 2: Не фіксувати узгодження. Шеф сказав “ок” усно – а потім “забув”. Вирішення: email + заява з візою.
Помилка 3: Ігнор графіка. Хочете в пік сезону – узгоджуйте завчасно, бо черга. У ІТ-компаніях це норма.
Помилка 4: Не враховувати воєнний стан. Святкові дні йдуть у відпустку – рахуйте точно.
Помилка 5: Забути документи для соціальних. Без свідоцтва про дитину – відмова.
Цей блок – як рятівний круг: уникайте, і відпочинок буде казковим. З практики кадровиків: 70% конфліктів від цих промахів.
Поради для реального життя: ІТ, фріланс, малі фірми
У фрілансерах чи ІТерях договір часто спрощує: відпустка за попередженням за 2 тижні. Додайте пункт у контракт. Для мам з дітьми: комбінуйте основну + на дітей (34 дні разом).
Кейс: Програміст Андрій у 2025 написав заяву за 10 днів на відпустку без збереження (ВПО-статус, 90 днів). Шеф погодив, але наказ за день – все ок, бо без відпускних. Інший кейс: продавчиня в магазині за день на основну – відмова, перенесення.
Гумор у тему: відпустка як шлюб – узгодьте заздалегідь, бо “пізно каятися”. У 2026 з новим Трудовим кодексом (проєкт) строки можуть посилишувати, тож готуйтеся.
Тренди: цифрова фіксація в HR-системах (Vchasno, Smartfin) – заява онлайн, наказ автоматом. Статистика Верховного Суду: трудові спори впали до 6830 у 2024, але відпустки – топ-3.
Ось і вся картина: пишіть заяву за 14 днів – і насолоджуйтеся сонцем без тривог. А якщо шеф упертий, звертайтеся до Держпраці чи суду – право на відпочинок святе.
